Bewerbermanagement

Besonders im Personalgewinnungsprozess sehen sich Unternehmen vor zahlreiche Herausforderungen gestellt. Bei der Verwaltung vieler offener Positionen und der dazugehörigen Bewerbungen kann man leicht den Überblick verlieren. Gleichzeitig erwarten immer mehr Bewerberinnen und Bewerber von Ihnen als Organisation eine professionelle Candidate Journey, die über einfache E-Mail-Korrespondenz und digitale Vorstellungsgespräche hinausgeht. 

Wie wäre es, wenn Sie mit geringem Aufwand Ihren Rekrutierungsprozess nicht nur transparenter, sondern auch deutlich effizienter gestalten könnten?  Die Lösung dafür bietet eine sogennante Bewerbermanagement-Software, welche Ihre Bewerbungsprozesse automatisiert und Ihnen somit wertvolle Ressourcen einspart. Nun stellt sich allerdings die Frage, auf welche Funktionen Sie bei einer Bewerbermanagement-Software besonderen Wert legen sollten und wie Sie die besten Anbieter am Markt identifizieren können. Im Nachfolgenden möchten wir Ihnen daher detaillierte Einblicke in diese Aspekte gewähren und spannende Insights mit Ihnen teilen.

Definition Bewerbermanagement

Das Bewerbermanagement, auch bekannt als „Bewerberverwaltung“ oder Applicant Tracking System (ATS), bezieht sich auf die Methoden, die Organisationen verwenden, um eingehende Bewerbungen effizient zu bearbeiten. Es umfasst sämtliche Prozessschritte von der Erfassung der Bewerbung, über die Sortierung der Bewerbungsunterlagen, bis hin zur Auswahl der geeigneten Kandidaten. Ziel des Bewerbermanagements sollte es sein, Ihren Rekrutierungsprozess nicht nur effizienter und kostengünstiger zu gestalten, sondern auch die Kandidatenerfahrung zu verbessern und die besten Talente für Ihre Organisation zu gewinnen. 

Optimiertes Bewerbermanagement: Funktionen und Zielsetzungen im Umgang mit Bewerbern

Die Verwaltung und Organisation von Bewerbungen stellen einen essenziellen Teil des Rekrutierungsprozesses dar. Dabei prüfen Sie beispielsweise die eingegangenen Bewerbungen, wählen geeignete Kandidaten vorläufig aus und koordinieren die Auswahl mit den jeweiligen Fachabteilungen. Die Kommunikation spielt dabei eine zentrale Rolle – sowohl in der internen Koordination als auch im externen Austausch mit den Kandidaten. Somit verfolgt das Bewerbermanagement mehrere Ziele, indem es eine Brücke zwischen Organisationen und Bewerbern bildet. 

Durch die Implementierung effizienter Prozesse in der Verwaltung von Bewerbungen können Sie erhebliche Kostenvorteile realisieren. Einerseits minimieren Sie den administrativen Aufwand im Bewerbermanagement, was Ihnen mehr Freiraum für essenzielle Aufgaben in der Personalarbeit lässt. Andererseits führen unbesetzte Stellen oft zu finanziellen Einbußen. Eine zügige Besetzung dieser Vakanzen fördert daher signifikant den wirtschaftlichen Erfolg Ihrer Organisation. Daher ist es ein zentrales Anliegen des Bewerbermanagements, den Bewerbungsprozess möglichst kosteneffizient zu organisieren. 

Zudem suchen Sie als Organisation vor allem nach Mitarbeitern, die sowohl fachlich als auch persönlich zu Ihnen passen. Da ideale Kandidaten sich nicht häufig aus eigener Initiative bewerben, gehört die gezielte Identifizierung und Auswahl passender Bewerber zu den Kernaktivitäten im Bereich des Bewerbermanagements. 

Darüber hinaus ist im Kampf um die besten Talente das Ansehen als attraktiver Arbeitgeber für Unternehmen und Betriebe von steigender Bedeutung. Ein professionelles Bewerbermanagement unterstützt das Employer Branding, indem es Bewerber kontinuierlich über den Fortschritt ihrer Bewerbungen informiert. Eine respektvolle und wertschätzende Kommunikation ist maßgeblich dafür verantwortlich, dass Kandidaten Ihre Organisation auch nach einer möglichen Absage positiv in Erinnerung behalten. 

Status Quo im Personalgewinnungsprozess 

Die aktuelle Situation in den meisten Personalabteilungen zeigt folgenden Sachstand: Das Personalbeschaffungsteam wird von repetitiven Aufgaben erdrückt, während kostbare Zeit für strategische Überlegungen nur selten zur Verfügung steht. Der Austausch mit Bewerberinnen und Bewerbern erfolgt ausschließlich über E-Mail und die Resultate werden häufig noch in einer Exceltabelle dokumentiert. Der Prozess der Personaleinstellung erweist sich oft als undurchsichtig, vereinbarte Termine verstreichen ohne Einhaltung und Unterlagen gehen verloren. Probleme während des Einstellungsverfahrens werden nicht selten erst spät erkannt, wodurch die Möglichkeit zur Gegensteuerung stark begrenzt ist. 

Old School Bewerbermanagementsysteme

Es liegt auf der Hand, dass ein undurchsichtiger Einstellungsprozess negative Folgen hat. Wenn Sie dieses Problem kennen, ist es an der Zeit, aktiv neue Wege einzuschlagen und sich von überholten Strukturen zu befreien. Die Einführung einer Bewerbermanagementsoftware (BMS) kann die oben genannten Probleme beseitigen und eine Lösung bieten.  

Doch vielleicht kennen Sie das: Die schier endlose Auswahl an Anbietern kann überwältigend wirken, während komplexe Funktionsbeschreibungen und undurchsichtige Vertragsmodelle die Situation zusätzlich erschweren. Fakt ist auch, dass der Funktionsumfang vieler BMS-Anbieter von Ihren eigentlichen Kernaufgaben als Personaler ablenkt. Bei Anbietern, deren Kernfunktionen aus einer Talentdatenbank, einem Dokumentenmanagement und dem Video-Screening von Bewerbern besteht, sollten bei Ihnen die Alarmglocken läuten. Diese Funktionen mögen zwar als „Nice-to-Have“ betrachtet werden, erfüllen jedoch bei Weitem nicht die Kriterien, die Sie als Recruiter:in für Ihre tägliche Arbeit benötigen. 

Sie sehen also: Die Auswahl einer geeigneten Bewerbermanagement-Software kann eine große Herausforderung darstellen. 

Digitales Bewerbermanagement 2024

Jobcluster beobachtet diese Missstände am Markt schon seit langem. Im täglichen Austausch mit HRlern fällt auf, dass sie sich über ineffizientes Bewerbermanagement beklagen, obwohl sie bereits eine Software-Lösung eines Anbieters integriert haben. Dies führt zu Frustration in Ihrer Personalabteilung, da die eingangs behandelten Probleme eigentlich vermieden werden sollten. 

Daher möchten wir Ihnen in den folgenden Abschnitten die wichtigsten Rahmenbedingungen und Funktionen aufzeigen, welche eine solide Bewerbermanagementsoftware haben sollte. Mit diesen Informationen wird Ihnen die Auswahl eines geeigneten Bewerbermanagementsystems leichter fallen und die beschriebenen Probleme minimieren. 

Rahmenbedingungen  

Die Rahmenbedingungen bilden das strukturelle Fundament einer soliden Bewerbermanagement-Software. Auf diesen sollten die weiteren Funktionen aufbauen und basieren. Folgende Rahmenbedingungen sollten integriert sein:   

1. Cloud Lösungen halten Ihre Bewerbermanagement-Software immer auf dem aktuellen Stand und speichern die Daten an einem sicheren Ort.  
2. Sicherheitskonzepte wie beispielweise eine Firewall, Datenverschlüsselung, Backups, Redundanzen, Zugriffsschutz und DDoS-Schutz sind wichtige Faktoren, welche unbedingt vorhanden sein sollten.  
3. Bewerberformulare sollten in mehreren Sprachen und nach Ihren Vorstellungen veröffentlicht werden können.  
4. Das Bewerbermanagementsystem und das Bewerberformular verfügen über eine mobil optimierte Benutzeroberfläche.  
   
5. Sämtliche Daten können via API abgefragt oder geschrieben werden.  

Funktionsübersicht

Nachfolgend erhalten Sie einen kompakten Überblick über die Funktionen eines für Sie geeigneten Bewerbermanagementsystems.  

• Alle aktiven und inaktiven Ausschreibungen sollten Sie mit Leichtigkeit im Blick behalten können 

Im Zuge der Ausschreibungen sollten Sie die Möglichkeit haben, eingehende Initiativbewerbungen einfach und effizient zu verwalten. Integrierte Statistiken sollten Ihnen einen klaren Überblick über die Anzahl der Bewerbungen pro Ausschreibung zur Verfügung stellen. Zudem kann eine Volltextsuche in Kombination mit Filterfunktionen das zügige Auffinden der passenden Ausschreibungen erleichtern, wodurch Sie den Auswahlprozess deutlich beschleunigen können. 

• Mit Bewerbern kommunizieren 

Ein BMS erleichtert Ihnen die direkte Korrespondenz mit Bewerbern über die Plattform und ermöglicht die vorherige Planung des E-Mail-Versands innerhalb des BMS und damit DSGVO konform. Durch die Erstellung von Kategorien für Bewerber und deren Zuweisung können Sie eine effiziente Struktur schaffen, um schnell geeignete Kandidaten zu identifizieren. 

Eine effektive Bewerbermanagement-Software sollte zudem über die Funktion verfügen, Termine direkt im System zu erfassen und sie problemlos an die Bewerber übermitteln zu können. Die Abstimmung von Terminen mit Ihren Kollegen und weiteren Teilnehmern wird durch das BMS vereinfacht. Des Weiteren sollte die datenschutzkonforme Löschung abgeschlossener Bewerbungen gemäß den DSGVO-Richtlinien integriert sein. Zusätzlich sollte das System die Möglichkeit bieten, Bewerbungen in eine PDF-Datei zu konvertieren, um eine leicht zugängliche und sichere Archivierung zu ermöglichen. 

• Formulare sollten sich einfach und individuell je nach Position erstellen lassen 

Ihre Bewerberformulare sollten Sie individuell an Ihre Stellenprofile anpassen können, indem Sie die Eingabemöglichkeiten nach Ihren Wünschen definieren. Diese beinhalten darüber hinaus, beliebig viele Sprachen hinzuzufügen und häufig verwendete Vorlagen zu erstellen, um somit schnell und unkompliziert neue Formulare zu generieren.  

• Automatisieren Sie Ihre Bewerbungsprozesse 

Sie kennen vielleicht das Problem: Kommunikations- und Verständnisschwierigkeiten führen zu einem Bewerbungsprozess, der von jedem Einzelnen unterschiedlich aufgefasst und interpretiert wird. Mitarbeiter sind sich somit nicht sicher, welche Abschnitte schon durchlaufen wurden und welche noch anstehen, was zu einer ineffizienten und verwirrenden Arbeitsweise führen kann. Fristen verlängern sich und Bewerber springen ab, was nicht nur zu einem potenziellen Verlust von qualifizierten Talenten führt, sondern auch die Gesamteffizienz des Rekrutierungsprozesses beeinträchtigen kann.  

Aus diesem Grund sollte Ihre Bewerbermanagement-Software über eine Funktion verfügen, welche Prozesse automatisiert: beispielsweiße einen Prozessgenerator. Dieser erlaubt Ihnen, sich Ihren Bewerbungsprozess kinderleicht zusammenzustellen und visuell darzustellen. Somit können Sie Ihre individuellen Bewerbungsabläufe mithilfe maßgeschneiderter Prozesse effizient abarbeiten. Zudem können Sie andere Anwendungen mit Ihren Prozessen verbinden, um Daten automatisiert zu transferieren.   

• Bewerberakten  

Ihre Bewerbermanagement-Software sollte zudem in der Lage sein, Daten von Bewerbern zu erfassen und diese in einer Bewerberakte abzuspeichern. Diese ermöglicht es, sämtliche Bewerbungen aus der Perspektive des Bewerbenden in einer zentralen Akte zu verwalten. Hierbei erhält man einen umfassenden Überblick über alle durchgeführten Bewerbungen, was nicht nur die Transparenz, sondern auch die Effizienz des Auswahlprozesses erheblich steigert. 

• Bewerberpool für künftige Stellenausschreibungen  

Zusätzlich zu den wichtigen Funktionen wie der Bewerberakte sollte Ihre Bewerbermanagement-Software einen effektiven Talentpool besitzen. In diesem können Sie potenzielle Kandidaten für zukünftige Positionen markieren und diese dann bei Bedarf aktivieren. Diese flexible Funktion ermöglicht es Ihnen, Talentreserven anzulegen und bei Bedarf auf vorher identifizierte Bewerber zurückzugreifen. Dadurch optimieren Sie nicht nur den Auswahlprozess, sondern sichern sich auch einen strategischen Vorteil bei der Besetzung künftiger Stellen. 

• Kennzahlen verschaffen Überblick und Planungssicherheit  

Zusätzlich zu der Bewerberakte und dem Talentpool sollte das Bewerbermanagementsystem über umfassende Berichtsfunktionen verfügen. Durch diese Berichte können Sie sich leicht Kennzahlen ziehen, die nicht nur Planungssicherheit, sondern auch einen detaillierten systemübergreifenden Einblick in alle relevanten HR-Zahlen verschaffen. Darüber hinaus sollten Sie Daten für jeden Touchpoint in Ihrem Bewerbungsprozess erfassen, um somit bei Bedarf einzelne Touchpoints zu optimieren. Diese Analysemöglichkeiten bieten Ihnen die notwendigen Informationen, um kennzahlenbasierte Entscheidungen zu treffen und einen umfassenden Überblick über Ihre HR-Performance zu erhalten. 

Fazit: Bewerbermanagement am Puls der Zeit

Sie sehen also: digitales Bewerbermanagement ermöglicht Ihrer Personalabteilung einen effizienten und zeitgemäßen Prozess zur Verwaltung von Bewerbungen. Diese beinhalten im Kern die Erfassung, Verwaltung und Auswertung von Bewerbungsunterlagen sowie die Kommunikation mit den Bewerbern. Durch die Integration dieser Softwarelösung werden Ihre Arbeitsabläufe optimiert, die Transparenz erhöht und die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Recruiting-Prozesses verbessert.  

Für Personalabteilungen, welche am Puls der Zeit agieren und die besten Bewerber für sich gewinnen möchten, gehört digitales Bewerbermanagement definitiv dazu. Um sich daher im Wettbewerb um Talente optimal zu positionieren, lautet unser Tipp: integrieren Sie ein Bewerbermanagementsystem in Ihren Recruitingprozess und heben Sie Ihre Personalabteilung auf die nächste Stufe!  

Sie haben weitere Fragen oder möchten zum Thema Bewerbermanagement-Software beraten werden? Sprechen Sie unser Serviceteam an! Wir helfen Ihnen gerne bei allen Themen rund um das Bewerbermanagement weiter.