Bewerbungsformular: Definition

Ein Bewerbungsformular ist ein strukturiertes Dokument oder ein Online-Formular, das Sie als Organisation nutzen können, um systematisch Informationen von potenziellen Bewerbern für eine ausgeschriebene Stelle zu erfassen. Es dient Ihrer Organisation als zentrales Instrument im Bewerbungsprozess und ermöglicht eine standardisierte Datenerhebung für eine effiziente Verwaltung der Bewerbungsunterlagen.

 

Wie nutzen Bewerber Ihr Bewerbungsformular?

Bewerber gelangen über Ihre firmeneigene Karriereseite oder spezielle Jobportale zu dem benutzerfreundlichen Bewerbungsformular. In einigen Fällen ist die Erstellung eines persönlichen Benutzerkontos oder die Anmeldung erforderlich, um das Formular vollständig auszufüllen. Diese Maßnahme dient dazu, die effiziente Verwaltung von Informationen zu ermöglichen und den Bewerbungsprozess präzise zu verfolgen. Während des Ausfüllens des Formulars teilen Ihre Bewerber Ihnen persönliche Daten, berufliche Erfahrungen, Qualifikationen und relevante Dokumente wie Lebenslauf und Anschreiben mit. Je nach Unternehmen und Position können Bewerbungsformulare auch spezifische Fragen enthalten, die auf die Anforderungen der Position zugeschnitten sind. Die Option zum Hochladen von Dokumenten ermöglicht es Bewerbern, ihre Unterlagen in verschiedenen Formaten, darunter PDFs oder Word-Dokumente, hochzuladen. Vor dem abschließenden Absenden der Bewerbung haben Bewerber die Möglichkeit, ihre Informationen zu verifizieren und sicherzustellen, dass sämtliche Angaben korrekt sind. Nach erfolgreicher Überprüfung senden sie ihre Bewerbung elektronisch ab, woraufhin das System eine Bestätigungsmitteilung generiert, um den Eingang der Bewerbung zu bestätigen. Die Bewerbungen werden Ihnen entweder per Mail zugesandt oder in Ihrem Bewerbermanagementsystem gespeichert. Von dort aus können Sie auf die Daten zugreifen, die Bewerbungen sichten, vergleichen und den Auswahlprozess weiter steuern. Mehr Informationen zu Bewerbermanagementsystemen finden Sie hier: Mehr ansehen.

 

Vorteile eines Bewerbungsformulars

Die Verwendung eines Bewerbungsformulars bietet Ihrem Unternehmen erhebliche Vorteile. Einerseits ermöglicht das Formular eine zügige Online-Bewerbung für Interessenten, wodurch die Wahrscheinlichkeit eines vorzeitigen Abbruchs der Bewerbung aufgrund einer nicht optimierten Candidate Journey verringert wird. Dies trägt dazu bei, dass potenzielle Kandidaten den Bewerbungsprozess effizient und reibungslos durchlaufen können. Des Weiteren erleichtert die Verwendung einheitlicher Fragen im Bewerbungsformular den Vergleich zwischen verschiedenen Bewerbern. Durch standardisierte Abfragen erhalten Sie konsistente Informationen, die es Ihnen ermöglichen, die besten Talente für Ihr Unternehmen zu identifizieren. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Nutzung von Bewerbungsformularen zeitsparend für Ihr Recruiting-Team ist. Informationen, die für die Auswahlentscheidung wesentlich sind, müssen nicht erst nach dem Eingang der Bewerbungen eingeholt werden. Dies beschleunigt den Auswahlprozess erheblich und ermöglicht es Ihrem Team, fundierte Entscheidungen auf der Grundlage vollständiger Informationen zu treffen.

Insgesamt ermöglichen Bewerbungsformulare Ihrem Unternehmen, Ressourcen zu sparen und effizienter im Auswahlprozess vorzugehen. Durch die Optimierung des Bewerbungsprozesses können Sie nicht nur die Zufriedenheit der Bewerber steigern, sondern auch qualifizierte Kandidaten schneller identifizieren.

 

Best Practice für Bewerbungsformulare

Ihrem Unternehmen stehen bei der Integration und Gestaltung von Bewerbungsformularen die unterschiedlichsten Möglichkeiten zur Verfügung. Zunächst einmal sollten Sie sich überlegen, wie Sie ein Formular in Ihren aktuellen Bewerbungsprozess integrieren wollen. Möchten Sie das Bewerbungsformular in ein bestehendes Bewerbermanagementsystem einbinden? Oder soll dieses die Daten Ihres Bewerbers nur per E-Mail an Sie verschicken? Bei der Gestaltung des Bewerberformulars stellt sich zunächst einmal für Sie die Frage, welche Daten Sie von Ihrem Bewerber (z. B. Alter, Geschlecht, Abschlüsse, letztes Gehalt, sämtliche Arbeitgeber usw.) abfragen wollen.

Weiterhin besteht für Sie die Möglichkeit, Freitextfelder für das Bewerberformular zu definieren, in denen die Bewerber zum Beispiel ihre Bewerbungsmotivation schildern, sowie weitere Daten (z. B. Anschreiben, Lebenslauf, Abschlusszeugnisse) anfügen können. Nach dem Abschicken der Bewerbung können Sie Ihrem Bewerber eine Empfangsmeldung auf dem Bildschirm übermitteln. Denkbar wäre auch, dass Sie Ihrem Bewerber eine automatische Eingangsbestätigung der Bewerbung per E-Mail (z. B. Absage, Zusage, Zwischenbescheid) zustellen. Trotz der umfangreichen Möglichkeiten sollten Sie einige Aspekte bei der Gestaltung von Bewerbungsformularen beachten.

Unter anderem sollten Sie sich überlegen, wie viele Daten Sie von Ihren potenziellen neuen Mitarbeitern abfragen wollen. Denn eine zu große Anzahl von Daten, die ein Bewerber beantworten muss, führen oft zu ärgerlichen Bewerbungsabbrüchen. Vielmehr sollten Sie nur die notwendigsten Daten für eine Berufsposition abfragen. Damit dies gelingt, bietet es sich an zielgruppenspezifische Bewerberformulare einzusetzen, um nur die notwendigsten Daten für jede Berufsposition zu erheben. Zum Beispiel reichen bei einem Auslieferungsfahrer nur drei Datenfelder (Name, E-Mail-Adresse, Besitz von Lastwagenführerschein), wohingegen bei einem promovierten Chemiker mit Spezialgebiet mehrere Datenfelder (Name, E-Mail-Adresse, Abschlüsse, Publikationen, Auslandaufenthalte usw.) notwendig sein können.

 

Musterbeispiel für ein zielgruppenspezifisches Bewerbungsformular

Insbesondere Bewerbungsformulare, die sich individuell gestalten lassen, bringen den nötigen Rekrutierungserfolg. Ein Beispiel hierfür ist die Bewerbungsformular Technologie von Jobcluster. Diese stellt die webbasierte Recruiting-Software One-Click-Recruiter zur Verfügung. In Ihrem Kundenaccount im One-Click-Recruiter können Sie sich individuell nach Ihren eigenen Bedürfnissen zielgruppenspezifische Bewerbungsformulare erstellen. Darüber hinaus kann Ihnen der Service von Jobcluster beliebig viele individuelle Designs als Template zur Wiederverwendung hinterlegen. Die Templates Ihrer Bewerberformulare liegen dann im Corporate Design vor und stellen jederzeit die Präsentation der Arbeitsgebermarke sicher. Denkbar ist, dass für jede Berufsposition ein zielgruppenspezifisches Bewerbungsformular hinterlegt wird.

Weiterhin stellt Ihnen der One-Click-Recruiter diverse Exportmöglichkeiten für Ihre durch das Bewerberformular gewonnenen Daten zur Verfügung. Unter anderem können Sie die Daten direkt per E-Mail an Ihre Recruiting-Abteilung schicken lassen oder in ein bestehendes Bewerbermanagementsystem (z. B. Jobcluster, eGecko) importieren. Haben Sie zu einem späteren Zeitpunkt Änderungswünsche, z. B. wegen neuer Datenschutzbestimmungen, ist dies kein Problem. Im Bewerberformular können Sie vorhandene Datenfelder selbstständig ein- oder ausblenden. Falls Sie sich weitere Datenfelder wünschen, können diese schnell vom Jobcluster-Team eingefügt werden. Beliebig kann dabei definiert werden, welche Datenfelder (z. B. Alter, Geschlecht, Nationalität) vom Bewerber verpflichtend, sowie nur freiwillig auszufüllen sind. Dem Innovationsgrad entsprechend ermöglicht Ihr zukünftiges Bewerberformular eine zielgruppenspezifische Ansprache. Zudem ermöglicht die Erhebung und Auswertung von statistischen Daten Ihre zielgruppenspezifische Bewerberansprache zu optimieren. Letztendlich gehört ein Bewerbungsformular, wie das von Jobcluster, zu einem unerlässlichen Werkzeug der modernen Personalrekrutierung.

 

Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen ist ein unerlässlicher Aspekt des Rekrutierungsprozesses. Unternehmen sind verpflichtet, die Privatsphäre und den Datenschutz ihrer Bewerber zu respektieren. Dies bedeutet, dass alle gesammelten Informationen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen behandelt werden müssen. Dazu gehören die Transparenz darüber, welche Daten gesammelt werden und wie sie verwendet werden, die Sicherheit dieser Daten sowie die Einhaltung von Prinzipien wie Zweckbindung und Datensparsamkeit. Die Beachtung dieser Bestimmungen stärkt nicht nur das Vertrauen der Bewerber, sondern ist auch eine ethische Verpflichtung des Unternehmens.

Bei Fragen zum Bewerbungsformular steht Ihnen das Jobcluster-Team gerne zur Verfügung.