Suchen Sie nach einem Bewerbermanagementsystem, das perfekt auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation abgestimmt ist? Obwohl es viele HR-Software-Anbieter gibt, haben Sie noch nicht das richtige System gefunden? Seien Sie nicht traurig. Sie sitzen mit vielen im selben Boot. Um die passende Lösung zu finden, ist es wichtig, im Voraus Kriterien festzulegen, die für Ihre Organisation von Bedeutung sind. Basierend auf diesen Kriterien sollten Sie ein Anforderungsprofil für ein Bewerbermanagementsystem erstellen. Welche Kriterien dabei besonders zu beachten sind, erfahren Sie im folgenden Beitrag.

1.Kriterium: Technische Aspekte eines Bewerbermanagementsystems

Eine der wichtigsten Fragen, welche Sie bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystem beantworten sollten, ist, ob es eine All-In-One- oder doch lieber Best-of-Breed-Lösung sein soll. Sprich: Wollen Sie alle notwendigen Funktionen Ihres Bewerbermanagementsystems von einem Anbieter oder stellen Sie sich Ihr System à la carte von verschiedenen spezialisierten Anbietern zusammen? Aus unserer jahrelangen Erfahrung wissen wir, dass es oft besser ist spezialisierte Lösungen von verschiedenen HR-Software-Anbietern zu nutzen. Auch wenn die Implementierung von Best-of-Breed-Lösungen oft einen höheren Koordinationsaufwand erfordert, insbesondere in Bezug auf Schnittstellen zu anderen HR-Tools, führen diese Systeme langfristig zu besseren Ergebnissen. Best-of-Breed Lösungen vereinen die besten HR-Funktionen (z. B. Multiposting + Bewerbermanagement) aus allen Welten.

Neben der Art des Bewerbermanagementsystems spielen die individuellen Konfigurationsmöglichkeiten, die auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation zugeschnitten sind, eine wichtige Rolle. Hierbei sollten Sie sich fragen, wie das BMS Ihre Organisationstruktur abbilden kann oder ob rollenbasierte Zugriffrechte vergeben werden können. Weiterhin ist es sehr wichtig, dass die Skalierbarkeit des BMS beim Wachstum Ihrer Organisation möglich ist.

Auch die Usability eines Bewerbermanagementsystems hat einen immer höheren Stellenwert bei der Auswahl. Denn nur, wenn Ihre Mitarbeiter gut mit dem System umgehen können, führt die Implementierung eines BMS in Ihrer Organisation zur Optimierung Ihres Bewerbungsprozesseses. Daher sollten Sie sicherstellen, dass Ihr BMS intuitiv und einfach zu bedienen ist.

2. Kriterium: Add-ons für Ihr Bewerbermanagementsystem

Für Ihr Bewerbermanagementsystem gibt es immer mehr Features. Hier gilt für Sie: Weniger ist mehr. Buchen Sie nur Funktionen, die Sie in Ihrer täglichen HR-Arbeit wirklich benötigen bzw. die nützlich sind.

Denken Sie insbesondere aus der Perspektive Ihrer Bewerber: Was vereinfacht den Bewerbungsprozess für Ihre Bewerber? Insbesondere die One-Click-Bewerbung via LinkedIn, Xing oder WhatsApp erfreut sich einer immer größeren Beliebtheit bei Bewerbern.

Haben Sie Probleme, Stellen für Fachkräfte zu besetzen? In diesem Fall ist ein Talentpool eine vielversprechende Lösung. Im Talentpool können Sie spannende Bewerber oder ehemalige Mitarbeiter sammeln, die Sie bei Bedarf anschreiben können. Oder beteiligen Sie Ihre Mitarbeiter mit einem digitalen Mitarbeiterempfehlungsmanagementsystem (z. B. JobRecommender) an Ihrer Personalgewinnung.

3. Kriterium: Künstliche Intelligenz und Ihr Bewerbermanagementsystem

Nicht eine Woche vergeht und eine neue KI-Funktion erblickt das Licht der Welt. KI ist auch in der HR-Welt in aller Munde und verspricht Lösungen für alle Probleme Ihrer Personalabteilung. Dennoch raten wir Ihnen, die KI-Funktionen in Ihrer HR-Abteilung und für Ihr Bewerbermanagementsystem sorgsam auszuwählen. Beachten Sie bei dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz in Ihrem BMS immer die rechtlichen Rahmenbedingungen.

Beispielsweise können KI-Systeme Sie bei der Personalauswahl unterstützen, dürfen aber nicht allein über die Eignung eines Bewerbers entscheiden. Der Grund hierfür: Die Künstliche Intelligenz steckt in ihren Kinderschuhen und basiert meistens auf Daten von Menschen, die durch Machine Learning gewonnen wurden. So übernimmt die KI oft negative menschliche Verhaltensweisen (z. B. Auswahl von nur jungen Bewerbern) und verstärkt diese.

Darüber hinaus kann die Künstliche Intelligenz Sie bei den unterschiedlichsten HR-Tätigkeiten unterstützen: Schaltungen von Social-Media-Recruiting-Kampagnen, Verfassen von Stellenanzeigen und die Auswahl von Recruiting-Kanälen. Ihren Wünschen sind keine Grenzen gesetzt. Dennoch sollten Sie sich bewusst sein, dass die Künstliche Intelligenz nicht immer bessere Ergebnisse als Menschen erzielt. Letztendlich tragen Sie als Personaler nach wie vor die Verantwortung für den Einsatz und die Arbeit der Künstlichen Intelligenz in Ihrer HR-Abteilung.

4. Kriterium: Rechtliche Aspekte und Ihr Bewerbermanagementsystem

Bei der Einführung eines Bewerbermanagementsystem gibt es für Sie ein paar rechtliche Aspekte zu bedenken. Unter anderem ist das Bewerbermanagementsystem, welches Sie in Ihrer Organisation einführen wollen, DSGVO-konform. Wenn Sie einen Betriebsrat bzw. Personalrat in Ihrer Organisation haben, ist dieser gemäß §87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG zustimmungspflichtig.

5. Kriterium: Bewerbungsprozesse in Ihrem Bewerbermanagementsystem

Eine der wichtigsten Fragen, die Sie sich stellen sollten, bevor Sie ein Bewerbermanagementsystem in Ihrer Organisation einführen, ist: Lässt sich mein aktueller Bewerbungsprozess im Bewerbermanagementsystem abbilden? Denn viele Bewerbermanagementsysteme sind gar nicht auf Ihre individuellen Bedürfnisse zugeschnitten und geben Ihnen Bewerbungsprozesse vor. Daher lohnt es sich für Sie, nach neuartigen Bewerbermanagementsystemen Ausschau zu halten, die es Ihnen erlauben, Ihren aktuellen Bewerbungsprozess abzubilden. Innovative Bewerbermanagementsysteme (z. B. das Jobcluster Bewerbermanagementsystem) verfügen über Prozessgeneratoren, mit denen Sie Ihren aktuellen Bewerbungsprozess im Bewerbermanagementsystem digital abbilden können.

Darüber hinaus sollten Sie sicherstellen, dass das jeweilige Bewerbermanagementsystem über Standardfunktionen verfügt, die Sie für Ihre tägliche Personalarbeit benötigen. Dazu gehören: Kann das Bewerbermanagementsystem Termine und Aufgaben managen? Oder besteht die Möglichkeit, automatisiert E-Mails (z. B. Zusagen, Absagen, Zwischenbescheide) zu versenden? Überlegen Sie sich, inwiefern ein Bewerbermanagementsystem Ihren Arbeitsalltag erleichtern kann. Beispielsweise durch eine Verknüpfung mit Ihren Terminkalendern (Outlook, Google Calendar) oder durch die Möglichkeit, Bewerbungen zu kategorisieren. Falls Sie mehrere Mitarbeiter in Ihrer Personalabteilung haben, ist es eventuell interessant für Sie, ob mehrere Kollegen zeitgleich an einer Bewerbung arbeiten können.

6. Kriterium: Stellenanzeigen in Recruiting-Kanäle publizieren

Damit Sie Bewerbungen managen können, müssen Sie überhaupt erst einmal Bewerbungen erhalten. Daher ist es unabdingbar, dass Sie aus Ihrem Bewerbermanagementsystem Stellenanzeigen publizieren können. In der Regel bietet es sich in diesem Fall an, innovative Multiposting-Tools (z. B. One-Click-Recruiter) zu nutzen. Denn Bewerbermanagementsysteme haben meistens keine integrierten Stellenanzeigenpublikationsoptionen und wenn, stehen oft nur wenige Recruiting-Kanäle zur Verfügung. Hingegen verfügen innovative Multiposting-Tools über Schnittstellen zu allen relevanten Recruiting-Kanälen (z. B. Stellenbörsen, Google, Social Media) und es fallen für weitere Recruiting-Kanäle keine weiteren Kosten an. Bei bekannten ERP-Systemen (z. B. SAP, Oracle) können für Schnittstellen zur Recruiting-Kanälen mehrere tausend Euro Extrakosten anfallen.

Die meisten Multiposting-Tools versetzen Sie in die Lage, Ihre Stellenanzeigen in Ihrer Corporate Identity und mobiloptimiert zu veröffentlichen. Des Weiteren stellen innovative Multiposting-Tools sicher, dass Ihre Stellenanzeigen für Google-for-Jobs optimiert sind. So wird Ihr Stellenangebot vor allen anderen Jobs in der Google-Suche publiziert, die noch nicht für Google-for-Jobs optimiert sind.

Auch sollte sichergestellt sein, dass Sie Ihre Stellenanzeige mit nur wenigen Klicks auf Ihrer Karriereseite veröffentlichen können. Ihre Karriereseite ist Ihre digitale Visitenkarte und wird sehr oft von Interessenten besucht. In der Regel entscheidet Ihre Karriereseite darüber, ob sich ein Bewerber überhaupt bei Ihnen bewirbt. Daher ist es sehr wichtig, dass Sie über eine innovative Karriereseite (z. B. Karriereportal-Technologie von Jobcluster) verfügen.

7. Kriterium: HR-Analytics und BMS

Daten und Fakten zur Ihren Personalbeschaffungsaktivitäten werden immer relevanter für Ihre tägliche HR-Arbeit. Stellen Sie sicher, dass Ihr Bewerbermanagementsystem alle für Sie relevanten HR-Kennzahlen zur Verfügung stellen kann. Denn schon Peter Drucker wusste: If you can’t measure it, you can’t manage it.  Darüber hinaus sollten Sie in Erfahrung bringen, wie Ihnen die Daten aufbereitet werden. Sprich: Welche Arten von Berichten und Analysen bietet das BMS? Aber auch: Können Berichte exportiert und angepasst werden?

Tipp: Moderne HR-Analytics-Tools (z. B. Performance Recruiting von Jobcluster) können Ihnen alle relevanten HR-Kennzahlen zur Verfügung stellen.

8. Kriterium: Kosten eines Bewerbermanagementsystems

Schauen Sie sich die Kostenstruktur des Bewerbermanagementsystems an. Insbesondere welches Preismodell (Abo-Modell, einmaliger Kauf) und Vertragslaufzeit Ihnen von dem jeweiligen HR-Software-Anbieter angeboten wird. Für Sie als Tipp: Bevor Sie einen solchen Vertrag abschließen, sollten Sie erst einmal den HR-Softwarehersteller fragen, ob dieser Ihnen eine kostenlose DEMO-Version anbieten kann. So kaufen Sie nicht die Katze im Sack, sondern wissen vorab, ob die Bewerbermanagement-Software etwas für Ihre Organisation ist.

Achtung: Darüber hinaus sollten Sie sich bewusst sein, dass es oft versteckte Kosten bei Bewerbermanagementsystemen gibt. Oft fallen Extrakosten für Ihr Bewerbermanagementsystem bei Wartungen, Updates oder weiteren Schnittstellen an.

Bewerbermanagementsystem Auswahl 2024

Anhand der oben genannten Kriterien erkennen Sie, dass zahlreiche Fallstricke bei der Auswahl eines Bewerbermanagementsystems auf Sie warten. Hier gilt es für Sie, einen kühlen Kopf zu bewahren. Versuchen Sie am besten Schritt für Schritt möglichst viele Fragen, welche in diesem Beitrag genannt wurden, zu beantworten. Anhand der Ergebnisse sollten Sie ein Anforderungsprofil für Ihr Bewerbermanagementsystem formulieren. Letztendlich wählen Sie auf der Grundlage des Anforderungsprofils Ihr Bewerbermanagementsystem aus. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Auswahl Ihres Bewerbermanagementsystems und stehen Ihnen dabei gerne mit Rat und Tat zur Seite!

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