In der heutigen globalisierten Arbeitswelt stehen viele Organisationen vor der Herausforderung, Talente über Landesgrenzen hinweg zu gewinnen und einzustellen. Doch internationale Arbeitsverhältnisse bringen oft komplexe rechtliche, steuerliche und administrative Anforderungen mit sich. Genau hier kommt das Konzept der Employer-of-Record-Lösung (EOR) ins Spiel.

Der Begriff Employer of Record lässt sich ins Deutsche am besten als „registrierter Arbeitgeber“ oder „rechtlicher Arbeitgeber“ übersetzen. Eine EOR-Lösung bietet Ihrer Organisation die Möglichkeit, Mitarbeiter in einem anderen Land zu beschäftigen, ohne dort eine eigene juristische Einheit gründen zu müssen. Der Employer of Record übernimmt dabei formal die Rolle des Arbeitgebers und ist verantwortlich für die Einhaltung lokaler arbeitsrechtlicher Vorschriften, Gehaltsabrechnung, Sozialabgaben und Steuern. Gleichzeitig behält die Organisation die operative Kontrolle über die Arbeitsleistung Ihrer Mitarbeiter.

Wann macht eine Employer-of-Record-Lösung Sinn?

Eine Employer-of-Record-Lösung ist nicht für jede Organisation die richtige Wahl, doch in bestimmten Situationen kann sie ein unverzichtbares Werkzeug sein. Insbesondere dann, wenn Ihre Organisation schnell, flexibel und rechtlich abgesichert internationale Talente einstellen möchte, ohne dabei in aufwendige Gründungsverfahren und rechtliche Risiken verwickelt zu werden. Hier sind einige Szenarien, in denen eine EOR-Lösung sinnvoll ist:

1. Schneller Markteintritt

Wenn Ihre Organisation in einem neuen Land tätig werden möchte, sei es für ein Projekt oder eine Expansion, stellt die Gründung einer juristischen Einheit oft ein Hindernis dar. EOR-Anbieter können Ihnen ermöglichen, innerhalb von Wochen, statt Monaten Mitarbeiter vor Ort einzustellen.

2. Test neuer Märkte

Für Organisationen, die neue Märkte erst einmal testen wollen, ohne sich langfristig zu binden, bietet eine EOR-Lösung die nötige Flexibilität. Sie können Talente einstellen, ohne umfassende Strukturen aufbauen zu müssen.

3. Einstellung von Remote-Talenten

Immer mehr Fachkräfte arbeiten von überall auf der Welt. Möchte Ihre Organisation Talente in Ländern einstellen, in denen Sie keine Niederlassung haben, ist eine EOR-Lösung der einfachste und sicherste Weg, um gesetzeskonform zu agieren.

4. Minimierung rechtlicher Risiken

Internationale Arbeitsverhältnisse unterliegen komplexen Regelwerken. Ein Employer of Record sorgt dafür, dass alle arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften eingehalten werden.

5. Kostenoptimierung

Die Gründung und Verwaltung einer eigenen juristischen Einheit in einem anderen Land kann teuer und zeitaufwendig sein. Mit einer EOR-Lösung können Sie diese Kosten vermeiden und sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren.

6. Projektarbeit und zeitlich begrenzte Einsätze

Für zeitlich befristete Projekte oder Einsätze in einem anderen Land macht eine EOR-Lösung besonders Sinn. Sie können lokale Fachkräfte engagieren, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen.

Wie unterscheidet sich die Employer of Record Lösung von einer Professional Employment Organisation?

Haben Sie sich jemals gefragt, ob ein Employer of Record (EOR) dasselbe ist wie eine Professional Employment Organisation (PEO)? Auf den ersten Blick scheinen beide Lösungen ähnliche Ziele zu verfolgen: Organisationen bei der Verwaltung von Arbeitsverhältnissen zu unterstützen. Doch bei genauerem Hinsehen gibt es wichtige Unterschiede, die Sie als HR-Experten kennen sollten.

Eine PEO arbeitet in der Regel in einer Co-Employment-Struktur, bei der Ihre Organisation und die PEO gemeinsam die Arbeitgeberpflichten teilen. Das bedeutet, dass Ihre Organisation rechtlich weiterhin als Arbeitgeber auftritt und für die Einhaltung vieler lokaler Vorschriften verantwortlich bleibt. Die PEO unterstützt Sie jedoch bei administrativen Aufgaben wie der Gehaltsabrechnung, der Sozialversicherung und der Mitarbeiterverwaltung.

Im Gegensatz dazu übernimmt ein Employer of Record vollständig die Rolle des rechtlichen Arbeitgebers in dem Land, in dem die Mitarbeiter tätig sind. Der EOR trägt die volle Verantwortung für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen und steuerlichen Vorschriften, während Sie sich ausschließlich auf die operative Führung und Steuerung der Mitarbeiter konzentrieren.

Kurz gesagt: Eine PEO setzt voraus, dass Ihre Organisation in dem jeweiligen Land registriert ist, während ein EOR Ihnen genau diese Notwendigkeit abnimmt. Der entscheidende Unterschied liegt in der rechtlichen Verantwortung und der Abwicklung von Compliance-Anforderungen. Welche Lösung für Sie geeignet ist, hängt von den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation ab.

Tipps für die Auswahl eines EOR-Anbieters

Die Wahl des richtigen Employer-of-Record-Anbieters (EOR) ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg Ihrer internationalen HR-Strategie. Ein erfahrener und zuverlässiger Partner kann Ihnen nicht nur rechtliche Sicherheit bieten, sondern auch eine reibungslose Integration globaler Talente gewährleisten. Doch worauf sollten Sie als HR-Team bei der Auswahl achten? Wir haben die wichtigsten Punkte zusammengefasst:

1. Expertise und Erfahrung

Prüfen Sie die Erfahrung des Anbieters im Umgang mit den spezifischen arbeitsrechtlichen, steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Vorschriften der Länder, in denen Sie tätig werden möchten. Verfügt der Anbieter über fundiertes Wissen zu Compliance-Themen und lokalen HR-Best Practices?

2. Länderabdeckung

Überlegen Sie, in welchen Ländern Sie derzeit Talente einstellen möchten und wo zukünftige Expansionspläne liegen. Ein idealer EOR-Anbieter sollte eine breite Länderabdeckung haben und Sie auch in Märkten unterstützen können, die noch nicht auf Ihrer unmittelbaren Roadmap stehen.

3. Transparente Gebührenstruktur

Stellen Sie sicher, dass der Anbieter eine klare und transparente Preisgestaltung bietet. Versteckte Kosten oder undurchsichtige Gebührenmodelle können später zu Budgetüberschreitungen führen. Achten Sie darauf, welche Leistungen im Standardpaket enthalten sind und welche zusätzlichen Kosten für optionale Services anfallen könnten.

4. Technologie und Integration

Moderne EOR-Anbieter bieten digitale Plattformen, die Gehaltsabrechnung, Compliance-Überwachung und Berichterstattung zentralisieren. Überprüfen Sie, ob die Technologie des Anbieters mit Ihrer bestehenden HR-Software (z. B. Ihrem HRIS oder ATS) kompatibel ist.

5. Kundensupport und Reaktionszeit

Wie schnell und kompetent reagiert der Anbieter auf Anfragen? Ein zuverlässiger Kundensupport ist essenziell, insbesondere bei kurzfristigen Änderungen oder komplexen Compliance-Fragen.

Wichtige Fragen an den EOR-Anbieter

  • Compliance: „Wie stellen Sie sicher, dass unsere Organisation in jedem Land rechtskonform handelt? Haben Sie ein Team von lokalen Rechtsexperten, das Änderungen in arbeitsrechtlichen Vorschriften überwacht?“
  • Kosten: „Welche Kosten sind in Ihrer Servicegebühr enthalten? Gibt es zusätzliche Gebühren für Sonderleistungen, wie die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses oder das Onboarding zusätzlicher Mitarbeiter?“
  • Technologie: „Welche Technologien nutzen Sie für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Compliance und Berichterstattung? Können diese Systeme mit unseren bestehenden HR-Tools integriert werden?“
  • Erfahrungswerte: „Können Sie uns Referenzen von Organisationen in ähnlichen Branchen oder Märkten nennen, die Ihre Dienstleistungen nutzen?“
  • Skalierbarkeit: „Wie flexibel ist Ihr Service, wenn wir unsere Belegschaft in einem bestimmten Land schnell erweitern oder reduzieren möchten?“
  • Vertragliche Details: „Welche Kündigungsfristen gelten für den Servicevertrag? Wie gehen Sie mit möglichen rechtlichen Streitigkeiten um?“

EOR – Ihr Schlüssel zu einem internationalen HR-Erfolg

Eine Employer-of-Record-Lösung ist weit mehr als nur ein administratives Hilfsmittel. Sie eröffnet Ihnen als HR-Expertin oder HR-Experte neue Möglichkeiten, globale Talente schnell, rechtskonform und flexibel zu integrieren. Ob für den schnellen Markteintritt, die Beschäftigung von Remote-Talenten oder die Umsetzung internationaler Projekte: EOR-Lösungen sind ein effektives Instrument, um internationale Arbeitsverhältnisse unkompliziert zu gestalten.